La oficina perfecta

¿Existe la oficina perfecta? Y, si es así, ¿Cuanto cuesta? Mitos, leyendas y algunas verdades aprendidas en la búsqueda de oficina para una pequeña empresa

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En la Bonilista del último fin de semana, hablé de algunos de los mitos del teletrabajo y el coworking que, en muchos casos, están idealizados.

Más de un suscriptor se quejó de que la columna de opinión le supo a poco. Así que, aquí tenéis un artículo que desarrolla el concepto y añade más datos y fuentes, dedicado a los freelances que están pensando en dar el paso de crear una empresa o integrarse en un equipo de trabajo.

¿Por qué buscar una oficina?

Trabajar en pantuflas y calzoncillos suena bien cuando llevas toda la vida empleando un par de horas al día sólo para ir y volver de casa al trabajo, pero las pantuflas también traen consigo un montón de efectos laterales y problemas que no se te pasan por la cabeza hasta que los vives en primera persona: falta de espacio, privacidad, confusión entre tu vida profesional y privada. El teletrabajo es una gran opción… cuando es opción, no obligación. Y, para que sea una opción, necesitas un espacio de trabajo.

La oficina perfecta

Oficina de Selgascano Arquitectos en Madrid

¿Cómo es la oficina perfecta?

Los objetivos tradicionales de un espacio de trabajo son incrementar la productividad, reducir costes y ser lo suficientemente flexible como para soportar los cambios de la organización que lo ocupa.

Sin embargo, una nueva realidad laboral y las características de las algunas nuevas profesiones han traído consigo nuevos objetivos para las oficinas: desde estimular la creatividad y la colaboración, hasta atraer y retener a personal cualificado o expresar los valores de la marca o empresa.

A la hora de planificar como queremos que sea nuestra oficina perfecta hay una serie de factores fundamentales que debemos tener en cuenta:

  • Ubicación. Las posibles restricciones o no en la localización de nuestra oficina, que determinará el coste de alquiler y la facilidad con la que puedan acceder a la misma los trabajadores, clientes o proveedores.
  • Uso. ¿Qué tipo de uso le vas a dar al espacio de trabajo? ¿Esperas recibir clientes? ¿Mantendrás reuniones frecuentes? ¿Los trabajadores tendrán puestos fijos? Piensa en un espacio que se adapte a tu forma de trabajar, no al revés.
  • Diseño. Decidirse por un diseño completamente abierto u otro lleno de paredes determinará la forma en la que los trabajadores interactuarán entre sí. Un montón de despachos puede crear una cultura corporativa donde prime la jerarquización y un espacio demasiado abierto puede generar mucho ruido e impedir la concentración.

Un caso real: nosotros mismos

Somos tres tarugos que hemos creado con fondos propios una pequeña empresa para crear aplicaciones/proyectos/negocios en Internet destinados al público general. Además de nuestros proyectos propios, tenemos dos o tres clientes a los que proporcionamos servicios de consultoría de marketing.

Hasta ahora, hemos estado trabajando en mi pisito de soltero de dos habitaciones, pero la familia crece y ya no nos podemos permitir tener una habitación como despacho. Así que, hemos empezado a buscar opciones para sacar nuestro espacio de trabajo de casa.

Cada miembro del equipo tiene sus propios requisitos:

  • Candela, quiere tener espacio para guardar esas cosas físicas de las que el resto nos olvidamos. Desde facturas y archivadores, hasta cajas de camisetas o rollups promocionales.
  • Jeroclo, dice que no tiene ninguna necesidad más allá de que la oficina esté por Plaza de Castilla o cerca de la parada de metro de Colombia, porque quiere ir a trabajar en transporte público y evitar tener que hacer transbordos para no perder tiempo, lo cual es lo mismo que decir que te da igual que coche comprar… siempre que sea un Mercedes o un BMW, porque son dos de las zonas más caras de Madrid.
  • David, yo busco un sitio que me motive para ir a trabajar todos los días. Con luz natural y espacio libre suficiente como para que pueda ayudarme a pensar y con las instalaciones necesarias para poder atender confortablemente a gente que venga a visitarnos.

No tenemos ni idea de ergonomía o diseño, pero, según las indicaciones de Planning Office Spaces, la superficie mínima que necesitamos son:

  • Puestos de trabajo en espacio abierto: (6m2 x4 personas) 24m2
  • Habitación de pensar/ Sala de reuniones: (3m2 x 6 personas) 18m2
  • Espacio de almacenaje/Ropero: 4m2
  • Office: (Una máquina de café + nevera. Apto para 4 personas) 8m2
  • Baño: 6m2
  • Espacio de circulación: (15% de 60m2) = 9m2

Así que, según los figuras de Juriaan van Meel, Yuri Martens y Hermen Jan van Ree, necesitamos alrededor de los 70m2 para nuestra “oficina perfecta.

Podemos juntar el Office y la habitación de pensar, pero es difícil que bajemos de los 60m2. Y, en las zonas en las que estamos buscando, eso significa pagar un mínimo de 1.000€ de alquiler al mes. A esa cantidad hay que sumarle los consumos de agua, luz, servicios de telecomunicaciones y limpieza y los seguros mínimos, lo que puede suponer un coste final de alrededor de 1.300€ al mes. Eso, sin tener en cuenta los costes de acondicionar y amueblar el espacio.

Por cierto, ni se te ocurra pensar que vas a conseguir alquilar una oficina sin un aval o una fianza de al menos un par de meses por adelantado

¿Alternativas?

Evidentemente, la primera es dejar de buscar la oficina perfecta. Ceder en algunos de nuestros requisitos o apretujarnos más por mucho que se escandalice algún arquitecto holandés.

Otra opción es el coworking, espacios compartidos y gestionados como un negocio donde se paga una mensualidad por cada puesto de trabajo.

Lo mejor del coworking es el considerable ahorro de costes. Pagando de 200 a 250€ por puesto, puedes disponer de un entorno de trabajo correcto y agradable. El problema es que es difícil que cumplan con alguno de nuestros requisitos más allá de proporcionarnos un lugar donde trabajar.

Es complicado encontrar privacidad en un espacio de coworking, no sólo para trabajar, sino para dejar cosas personales, como archivadores con tus facturas o contratos. Además, por la zona norte apenas existen más allá de carísimos centros de negocio, con algunas honrosas excepciones como elSitio o Best Space, ninguno de los dos por las zonas que buscamos, pero relativamente cerca.

Una última posibilidad es gestionar tu propio sitio de coworking, compartiendo esa “oficina perfecta” con amigos y compañeros. El problema es que debes encontrar a gente que comparta totalmente tu idea de oficina perfecta. Gente que comparta tus mismos valores y sea compatible con tu forma de trabajar. Y, en cualquier caso, eso implica añadir una capa de gestión y de dificultad más a una labor complicada de por sí: intentar crear una empresa rentable. ¿Quién gestiona los pagos? ¿A nombre de quién se ponen los contratos de servicio? ¿Qué pasa si alguien no paga un mes?

Conclusión

Estamos buscando oficinas… sin descartar empezar o acabar en un sitio de coworking como solución más o menos temporal, pero, desde luego, más económica y, sobre todo, más rápida y sencilla.

No sé si existe “la oficina perfecta“, pero desde luego sé que no es barata. Buena, bonita y barata… puedes encontrar oficinas que tengan al menos dos de esas cualidades. Tú decides con cuáles dos de las tres te quedas. ¿Cómo es tu oficina perfecta?